Pengertian Otomatisasi Perkantoran Adalah, Tujuan, Manfaat

Pengertian otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang lain di dalam maupun di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan suatu pekerjaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Office Automation (OA) bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja perusahaan melalui :

  • Meminimalkan biaya produksi dengan menggunakan komputer. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah, karena kemampuan komputer lebih fleksibel.
  • Pemecahan masalah kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
  • Sebagai pelengkap, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi antar individu, percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
  • Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit.
  • Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. Jadi, memungkinkan para pekerja kantor ini dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran berkaitan dengan berbagai komponen dalam menangani semua informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan mengurangi campur tangan manusia. Dengan demikian informasi menjadi lebih mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Dampak terhadap Pekerja

  • Angkatan kerja wanita.
    Wanita yang ingin bekerja akan semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan khusus untuk wanita. Perkembangan teknologi mengharuskan wanita untuk mampu beradaptasi serta mampu bersaing dengan pekerja laki-laki.
  • Pekerja profesional dan teknis.
    Semakin hari pertambahan penduduk semakin meningkat. Oleh karena itu, permintaan akan barang dan jasa profesional/teknis juga makin tinggi.
  • Manajer dan administrator.
    Dengan penggunaan mesin dalam bidang perkantoran maka akan mengakibatkan perubahan susunan organisasi dan susunan manajer. Manajer yang terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai, sehingga dapat memaksimalkan pendapatan perusahaan.
  • Pegawai administrasi.
    Beralihnya kantor dari manual menuju otomatisasi akan mengakibatkan pegawai administrasi harus mampu menguasai berbagai aplikasi komputer perkantoran.

Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya dikhususkan bagi orang yang memiliki ijazah formal, sedangkan nonsarjana akan menjadi pengangguran.

Dampak terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

Dampak terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran membawa perubahan ke arah yang lebih baik. Meminimalkan biaya produksi dengan cara menggunakan mesin dan komputer. Sehingga, pendapatan kantor/perusahaan meningkat.

Baca Juga : Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

Tinggalkan komentar