Rapat Pleno Adalah, Beserta Jenis Jenis Rapat

Pernahkah kamu mendengar kata Rapat Pleno? Biasanya kita sering mendengar di kampus atau di televisi. Misalnya akan diadakan rapat peleno BEM Fakultas atau rapat pleno DPR dan MPR. Namun, sudah tahukah kamu pengertian Rapat Pleno ini?

Sebelumnya kamu harus pahami dulu arti kata rapat. Rapat Pleno adalah suatu pertemuan antara semua pengurus organisasi untuk membahas agenda penting dengan tata tertib yang bersifat mengikat. Sehingga, keputusan-keputusan yang dihasilkan nantinya juga mengikat seluruh anggota organisasi tersebut.

Jenis Jenis Rapat

1. Rapat Pleno

Rapat pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus yang diikuti oleh seluruh perangkatnya termasuk Dewan pertimbangan dan badan-badan kelengkapan lainnya dengan maksud menghasilkan rekomendasi untuk Ketua yang akan membuat sebuah keputusan.

Rapat pleno biasanya diadakan untuk :

  • Pemilihan pimpinan rapat pleno yang terdiri dari seorang ketua, wakil ketua dan sekretaris.
  • Pencalonan ketua umum OSDU.
  • Pemilihan ketua umum OSDU.
  • Penilaian laporan pertanggungjawaban pengurus OSDU pada akhir masa jabatannya.
  • Acara, waktu dan tempat rapat pleno dikonsultasikan dengan pembina OSDU.

2. Rapat Pengurus

Rapat pengurus adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus suatu organisasi/lembaga. Rapat pengurus terdiri dari beberapa bagian :

  • Rapat pleno pengurus, untuk menyusun program kerja tahunan, penilaian program kerja dan penyusunan laporan pertanggungjawaban.
  • Rapat pengurus harian, untuk mengkoordinir pelaksanaan tugas harian organisasi.
  • Rapat koordinasi, untuk membahas hal-hal penting yang hanya dihadiri oleh ketua dan ketua bidang.

Perencanaan Rapat

  • Rencanakanlah waktu tertentu untuk mengadakan rapat, berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan mengikuti rapat.
  • Acara rapat hendaknya disusun berdasarkan usul-usul yang dikemukakan oleh anggota pengurus. Usul-usul dapat bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk panitia khusus yang menyusun acara rapat.
  • Panitia ini bersama-sama dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat.
  • Konsep rapat yag telah disusun oleh panitia ini hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila dianggap perlu konsep acara tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan perubahan sedikit oleh ketua.

Pimpinan Rapat

  • Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar persoalan yang dibahas dapat dengan jelas dan terang dapat diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk dibicarakan.
  • Usahakan agar semua peserta rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat dan fikiran mereka.
  • Pimpinan rapat harus sanggup dan dapat membedakan pembicaraan yang bersifat mengemukakan fakta dan mengemukakan pendapat.
  • Pimpinan rapat hendaklah menjaga agar pembicaraan tidak hanya dimonopoli oleh salah seorang peserta tertentu.
  • Pimpinan rapat harus cakap, dengan cepat dan tepat dapat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat, sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan atau dipertimbangkan secara masak. Segala fikiran, pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta rapat dikembangkan dengan sebaik-baiknya dan teliti, dengan demikian dihindarkan keputusan yang kurang objektif dan kurang memuaskan. Demi untuk menambah pengetahuan, kecakapan dan pengalaman dalam seluk beluk mengenai rapat, pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran, baik yang memimpin ataupun yang mencatat.

Tata Cara Rapat

Posisi ruangan rapat:

  • Meja pimpinan letakkan di sebelah kiri.
  • Mimbar di sebelah kanan.

Corum

Corum adalah jumlah anggota atau pengurus penuh yang oleh organisasi telah ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna memutuskan atau merundingkan apa yang harus dirumuskan atau dilaksanakan oleh suatu organisasi.

Jalannya rapat:

Rapat dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris. Pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan basmalah. Kemudian mempersilahkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membaca acara rapat sebelum dimulai sidang. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu pula tata tertib dan disiplin sidang.

Persiapan pimpinan rapat pleno:

  • Catatan dan ikhtisar rencana yang akan dibicarakan dalam sidang.
  • Menampung segala pendapat atau usul yang dikemukakan oleh peserta sidang dan menghormatinya.
  • Menyimpulkan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang.
  • Bertindak tegas dan tidak mengakibatkan norma demokrasi disalahgunakan.
  • Bijaksana dalam mempertemukan pendapat yang kontradiksi atau berlawanan.

Tugas sekretaris rapat:

  • Mengabsen para hadirin (mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai).
  • Mencatat atau membuat notulen rapat.
  • Membacakan hasil-hasil rapat atau notulen.
  • Membuat laporan hasil rapat dan dikirim kepada instansi yang bersangkutan.

Tinggalkan komentar